Человеческий фактор влияет на процесс внедрения системы электронного документооборота.

Все современные предприятия заинтересованы в развитии бизнеса и росте прибыли. IT- индустрия позволяет найти оптимальный по цене и грамотно подобранный под специфику компаний комплекс мер для решения этих задач.

В качестве примера современных IT- разработок можно привести систему электронного документооборота (СЭД). Она способна решить задачи по автоматизации делопроизводства, маршрутизации документов, их централизованному хранению, архивной обработке и обеспечению безопасности.

Ее очевидными достоинствами являются:

• Высокая скорость передачи информации от одной функциональной группы к другой
• Регламентация действий при работе с документами
• Рост специализации сотрудников и уменьшения количества ошибок
• Повышение исполнительской дисциплины и личной ответственности
• Усиление контроля

Процесс автоматизации бизнеса, к которому следует отнести внедрение электронного документооборота в организации, как правило, на начальном этапе приводит к увеличению объема работ сотрудников, при этом резкого роста эффективности не наблюдается. Все дело в том, что серьезные изменения в структуре деятельности предприятия воспринимаются сотрудниками враждебно и болезненно.

На основании опыта по внедрению и организации документооборота можно утверждать, что сотрудники, вовлеченные в этот процесс, оказывают сопротивление и осложняют работу специалистов и консультантов по внедрению.

При грамотном подходе большинство проблем можно избежать:

• Внедрение системы неизбежно – это необходимо дать понять сотрудникам всех уровней
• Любое действие и решение, связанное с процессом внедрения необходимо подкреплять приказами и письменными распоряжениями
• Сотрудники, проявляющие инициативу и оказывающие содействие специалистам по внедрению, поощряются

Мотивация зависит от уровня и категории сотрудника и может быть материальной и нематериальной.

В рамках внедрения любой системы автоматизации бизнес- процессов способы мотивации сотрудников можно разделить на 3 основные группы:

• Топ- менеджер

Материальная мотивация, при которой доход руководителя проекта напрямую зависит от результатов работы по проекту

• Команда проекта

Мотивация, акцентирующая внимание на повышение собственной капитализации сотрудника, то есть на повышение его ценности как профильного специалиста

• Конечный пользователь

Сотрудник с опытом работы в крупной развивающейся компании имеет высокий спрос рынке труда в сравнении с сотрудниками малоизвестной компании. Это должно являться основной мотивацией для конечного пользователя системы электронного документооборота на предприятии